Türkiye'nin en büyük üniversitelerinden biri olan İstanbul Üniversitesi’nin Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nü yürüten Yrd. Doç. Dr. Ergün Yolcu’yla üniversitenin, Cerrahpaşa ve İstanbul Tıp Fakülteleri’nin sağlık konusundaki etkinliklerini planlarken medyayla iletişim trafiğini nasıl yönettiklerini, çıkan krizleri nasıl aştıkları konuştuk.
Ergün bey siz önce gazetecilik yaptınız, sonra üniversiteye geçtiniz, hem akademisyenliğe adım atttınız hem de kamuda basın ve halkla ilişkiler görevini yürütüyorsunuz. Bu bir bilinçli bir tercih miydi?
1984 yılında tanıştığım İstanbul Üniversitesi’nde 1999 yılında Halkla İlişkiler ve Tanıtım doktora diploması alarak mezun oldum. 1985 yılında Günaydın gazetesinde staja başladım. Ve 1994 yılına kadar Günaydın gazetesinin çeşitli departmanlarında çalıştım. Televizyon haberleri muhabirliği, belge bilgi merkezi müdürlüğü, Genel yayın yönetmeni yardımcısı ve danışman olarak görev yaptım. Günaydın Radyo’da program yaptım. 1994 yılında İstanbul Üniversitesi İletişim Fakültesine Araştırma Görevlisi olarak atandım. 1995-1997 yılları arasında TRT Genel Müdürü danışmanı ve genel müdür uzmanı olarak çalıştım. Fakültemizin stüdyolarının her kademesinde çalıştım. 2002-2003 tarihleri arasında İstanbul Üniversitesi İletişim Fakültesi Radyo Televizyon ve Sinema Bölümü Fotoğrafçılık ve Grafik Anabilim Dalı Başkanı, 2002-2004 yılları arasında 2 dönem dekan yardımcılığı, 2003 yılından beri Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu Üyeliği, 2007 yılından bu yana Rektör Basın Danışmanlığı ve Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 2009 yılından itibaren de İstanbul Üniversitesi’nin kurumsal kimliğinden sorumlu Rektör Danışmanı olarak görevimi sürdürmekteyim. İstanbul Üniversitesi Kültür Sanat Bilim Dergisi’nin Genel yayın Yönetmeniyim.
Ayrıca akademik olarak 1 kitabım, biri yurt dışı bir kitapta olmak üzere 2 kitap bölümüm, 40’ı aşkın makalem bulunmaktadır. Yurtiçi ve Yurtdışı bir çok seminer ve sempozyuma katıldım.
İÜ’de basınla ilişkiler nasıl bir yapı içinde yürütülüyor? Kaç kişi görev yapıyor? Ekibinizde nasıl bir görev dağılımı var? Siz kime bağlı olarak çalışıyorsunuz?
Basın ve Halkla İlişkiler müdürlüğünde mevcut 14 personelden, 6’sı lisansüstü, 4’ü lisans, 2’si önlisans, 2’i lise mezunudur. Benimle birlikte 4 akademisyen bulunmaktadır. 2 kişi yüksek lisans yapmaktadır. Ayrıca bizim en büyük itici gücümüz olan 15 yarı zamanlı çalışan öğrencim bulunmaktadır. Halkla İlişkiler ve Organizasyon Departmanı, Basın Departmanı, Medya Takip Departmanı, Bilişim Departmanı, Fotoğraf ve Video Departmanı, Bilgi Edinme Departmanı ve Dergi-Katalog birimleri bulunmaktadır. Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Rektöre doğrudan bağlı olarak çalışmaktadır. İstanbul Üniversitesi İmza Yönergesi ile Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Üniversite içinde neler yapacağı yazılı olarak belirlenmiştir. Görev sorumluluğu yazılı olarak belirlenen sanırım tek İstanbul Üniversitesi’dir.
İstanbul’un yoğun bir sağlık gündemi var. Cerrahpaşa ve İstanbul Tıp Fakülteleri’nin gündemi çok yoğun. Bir gününüzü nasıl planlıyorsunuz? Çalışma düzeniniz nasıl? Aranızda bir iş bölümü var mı?
Yukarıda açıkladığım gibi bir iş bölümü vardır ve bu bağlamda günlük işler departmanlara ayrılmıştır. Her hafta Pazartesi günleri saat 10’da genel katılımlı bir toplantı yapmaktayız. Haftalık program belirlenmektedir. Benim çalışmaya başlama saatim 07.30’dur. Günlük gelen evrakların dağılımını departmanlara yollarım. Basın haberlerine bakarım. Televizyon haberlerini takip ederim ve gerekli görüldüğünde hemen Rektör’e haberler ile ilgili bilgi veririm. Bilgi Edinme Yasasına bağlı olarak gelen başvuruları değerlendiririm ve Üniversitenin diğer birimlerine yollarım. Gazetecilerden gelen istekleri gün içinde yerine getirmeye çalışırım.
Önemli günlerde düzenli toplantılar planlıyor musunuz? Hastanelerden size medyada haber olmak için talepler geliyor mu?
Evet önemli günlerde kesinlikle toplantılar düzenliyoruz. Üniversitemizin her alanda yetkin öğretim üyeleri var. Örneğin Dünya kadınlar Günü ile ilgili bir etkinlik düzenlememiz hiç sorun olmuyor. Zaten bu konuyla ilgili araştırma merkezlerimi ve fakültelerimiz organizasyonlar öneriyor ve biz sadece düzenlemesini yapıyoruz. Bu örnekte olduğu gibi bütün önemli gün ve haftalarda etkinlikler düzenliyoruz. Üniversite Hastanelerindeki Öğretim Üyelerimizden basına çıkmaktan çok, yaptıkları çalışmaların duyurulması teklifleri geliyor. Bizde bir dergi çıkartıyoruz. Bu dergi bilimde, kültürde, sanatta ön saflarda yer alan ve dünyaca önemli projelere ve çalışmalara imza atmış öğretim üyelerimizi tanıtıyor ve yaptıkları çalışmayı duyuruyoruz. Basına da aynı biçimde bir haber akışı sağlıyoruz.
Basından gelen röportaj talepleri, izinler ne kadar sürede çözülebiliyor? Bu sürecin hızlı işlediği söylenebilir mi?
Kısa sürede çözüyoruz diyebilirim. Belki de bunu en yakından siz biliyorsunuz. Basın ve halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne başladığım dönemde yaptığım ilk iş basın ile ilişkileri geliştirmek oldu. Gazeteci arkadaşlarımız bizimle ilgili haber yapmaya çalışmakta ve bu haberin değer ölçütlerinde biri de çabuk yapılabilmesidir. Bu düşünce ile bütün basın mensuplarına en kısa zamanda geri dönüyoruz. Kısa zaman dediğim mutlaka 10-15 dakika içinde geri dönüyoruz. Eğer gecikiyorsak mutlaka bağlantı kurduğumuz öğretim üyeleri ya da birimlerden geç geri dönüş olduğundandır. Bence İstanbul Üniversitesi’ nde bu süreç olabildiğince şeffaf ve hızlı.
Gazetecilerin işleri her zaman acil olduğu için sorun yaşıyor musunuz? Gerginlikler yaşanıyor mu?
Hızlıca habere ve olaya gitmek istiyor gazeteci arkadaşlarımız. Bizde hemen yardım ediyoruz. Ancak sizin de daha iyi bildiğiniz gibi eğer sağlık kurumlarımız ile ilgili haber yapılması gerekiyor ise öncelikle doktoruna soruyoruz. Kabul ederse hastaya ulaşıyoruz ve ona soruyoruz. Bütün bu aşamalar çok kısa sürede gerçekleşiyor. Onay gelirse Dekanlığı ve güvenlik müdürlüğünü haberdar edip gazeteci arkadaşlarımızın haber yapacağı yere gitmesini sağlıyoruz. Canlı yayın için program değiştirip hemen izin isteyen o kadar çok TV kanalımız oluyor ki, eğer izin için problem çıkmazsa en geç 15-20 dakika içinde canlı yayın aracını kurup yayına başlayabiliyorlar.
Uzman sağlık habercileriyle ilişkide olmak işinizi kolaylaştırıyor mu? Ya da zorlaştırıyor mu? Ne tip artıları ve eksileri var?
Uzman sağlık habercileri işimizi çok çok kolaylaştırıyor. Çünkü hasta hakları, hekim hakları gibi konuları onlara söylememize zaten gerek kalmıyor. Uzman gazeteciler zaten bunları çok iyi biliyor ve nerede haber yapması gerek nere de durması gerek hepsini biliyor. Durması derken hastanın zor durumda kalabileceği bir şeyi yansıtmıyor ve habere devam etmiyor. İşimi tek şey zorlaştırıyor. Sağlıkta çalışan uzman gazeteci arkadaşlarımızı ya gazetecilik yaptığım dönemlerden tanıyorum ya da benim öğrencim olmuş kişiler. Haber yapılmasını istemeyen öğretim üyesi ya da hasta ile karşılaştığımızda bunu gazeteci arkadaşıma anlatmakta zorlanıyorum. Hepsi arkadaşım ya da öğrencim çünkü. Ama iyi bir iletişimimiz var. Benim onlara elimden ne geliyorsa sonuna kadar yaptığımı biliyorlar.
Genel olarak gazetecilerden kaynaklanan sorunlar yaşıyor musunuz? Bu sorunları nasıl aşıyorsunuz?
Tabi ki sorunlar yaşanıyor. Ama ilkeli tavrınız olursa sorun aşılıyor. Gazetecinin ortaya getirdiği haber konusunda gerçek payı var ise bütün kapıları açıp şeffaf bir biçimde bilginin doğrusunu veriyoruz. Çünkü eğer bilgiyi bizden alırlar ise gazeteci arkadaşlarımız mutlaka doğruya ulaşırlar. Hem bizim için hem de onlar için yanlış yapmak zorlaşır. Şöyle izah edeyim. Ben her çalıştığım kurumda şunu dile getiririm. Eğer üniversitemiz ya da birimimiz ile ilgili olumsuz ve doğru olduğunu gördüğümüz bir olay var ise bunu saklamanın mümkün olamayacağını söylerim. O kadar çok görevini yapan gazeteci arkadaşımız var ki. 10 tanesinden 20 sinden olumsuz olayı saklarsanız ne olacak ki. 100 leri geçen sayıda gazeteci arkadaşımız var. Mutlaka birisi bu olayla ilgili bir haber yapacaktır. O zaman bizim yapmamız gereken kriz yönetimini devreye sokarak bilginin doğru ve güvenilir bir kaynaktan yani bizden akışını sağlamaktır. Çünkü her kurumda olumsuz haber konusu olabilecek olaylar olabilir. Bunlar asla saklanmamalıdır. Bu konuda Rektörümüz Prof.Dr.Yunus Söylet bize büyük bir destek vermektedir.
İÜ olarak sizin ekibiniz bir de dergi çıkarılıyor. Dergi için nasıl bir çalışma yürütülüyor. Dergi kimlere gönderiliyor? Ne kadar basılıyor? İletişimde etkili bir rol oynuyor mu?
Kurumsal kimlik ve aidiyat açısından oldukça önemli bir dergi. İngilizce ve Türkçe olaral çift dilde çıkartılıyor. On bin tiraja sahip. Dünya’daki ilk 500 üniversiteye, Erasmus programında birlikte olduğumuz üniversitelere, Türkiye protokolüne, Üniversitelere, Yurt Dışındaki Türk Büyükelçiliklerine, Türkiye’deki yabancı büyükelçiliklere, bütün öğretim üyelerimize, öğrencilerimize dergimizi ulaştırıyoruz. Ekibimiz yine basın ve halkla ilişkiler müdürlüğünde çalışanlarımız. İstanbul Üniversitesi’ni yurt dışında çok iyi anlatıyor. Bilimsel bütün etkinliklerimiz yer alıyor. Tabii ki bir şartla. Dünya literatürüne girmiş çalışmalar yapılması durumunda.
Müdürlük olarak sağlık habercilerine düzenli bilgilendirme mailleri gönderiyor musunuz?
Bütün etkinliklerimizi düzenli olarak gazetecilere yolluyoruz. Sağlık konularını da özellikle sağlık gazetecilerine yolluyoruz.
Medyayla ilişkilerde varsa sorunların aşılması için neler önerirsiniz?
Medya ile sorunlar arada sırada yaşanıyor. Ancak karşılıklı doğru iletişim ile bunların aşılacağını düşünüyorum. Benim önerim Basın ve Halkla İlişkiler departmanlarında çalışanların içerisinde mutlaka daha önce gazetecilik yapmış olan birilerinin çalışmasıdır. Gazeteci arkadaşlarımız da bir kamu kurumunda neler yapılabilir neler yapılamaz konusunda bilgi sahibi olmalılar.
Medya konusunda il sağlık müdürlüğü ile ortak çalışmalar var mı?
İl sağlık Müdürlüğü ile bir tezsiz yüksek lisans programı başlattık. Burada iletişim ve Halkla İlişkiler dersi veriyorum. Medya konusunu da burada derste anlatacağım.
Medya konusunda rektörü ve yardımcılarını bilgilendiriyor musunuz?
Evet bilgilendiriyoruz. Her sabah İstanbul Üniversitesi ile ilgili çıkan haberlerin tamamını Rektör, Rektör Yardımcıları, Danışmanlar ve Fakülte Dekanlarına gönderiyoruz.
Gazeteci kökenli bir basın danışmanı olmanın size getirdiği artılar neler?
Çok artıları var. Öncelikle basındaki işleyiş şablonunu, şemasını, ilişkileri yani sayabileceğiniz tüm bağlantıları çok iyi biliyorum. Ayrıca İletişim Fakültesi Öğretim üyesi olamam da büyük bir avantaj. Hem mesleğimi yapıyorum hem de geçmişten gelen tecrübelerimi çalıştığım konuma uygun olarak kullanabiliyorum. Bu açıdan basın mensupları ile ve köşe yazarları ile iletişimim çok iyidir. Çünkü beni aradıklarında bilgiye hem doğru hem de çabuk ulaşabileceklerini biliyorlar.
Kamu kurumlarında genellikle basın danışmanlığı kurumu yeterince dinamik çalışamıyor. Bu konuda neler önerirsiniz?
Evet çalışmıyor. Bence en önemli şey basın-kurum ilişkisini kamu yapısıyla düşünmemek, profesyonel düşünmektir. İstanbul Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bir özel şirket mantığıyla çalışır ancak Kurum Kültürüyle hareket eder. Bu çizgiyi oturturlarsa sorun yaşanmayacaktır.
Bir yandan da akademik çalışma yürütüyorsunuz. Özel ilgi alanınız nedir? Gelecekle ilgili hedefleriniz neler?
Akademik alanda da çalışmalarıma devam ediyorum. Harvard Üniversitesinde yapılacak olan bir sempozyuma verdiğim makalem kabul edilmiş. Bu tür çalışmalar beni çok mutlu ediyor. Mayıs sonunda bildirimi sunmak için Amerika’ya gideceğim. Rektörümüz Prof. Dr. Yunus Söylet beni bu konuda da çok destekliyor. Akademik bir başarımda inanın benden daha çok seviniyor. İlerisi için hedeflerim tabiî ki var. Çok güzel teklifler de daha önce aldım. Şimdi de alıyorum. Bu beni çok mutlu ediyor. Ancak şimdi ki bulunduğum yerde çok daha fazla işler yapmak istiyorum. En çok istediğim ben ayrılsam bile bu birimin kalıcı biçimde kurumsallaşması. Bu açıdan çok çalışıyorum ve her şeyi bir yönergeye bağlamaya çalışıyorum. Hangi olayda hangi işlerin yapılması gerektiği, hangi toplantıda nasıl bir hazırlık yapılması gerektiği hep yazılı olsun istiyordum ve bunu başardım. Bana yer ayırdığın için çok teşekkür ediyorum.